La importancia de los procesos empresariales

Uno de los factores más importantes para una empresa es lograr la productividad de sus colaboradores, la cual para lograrla no solamente depende de las personas implicadas, sino que también involucra los procesos que se realizan para cada actividad.

Las empresas exitosas se rigen por procesos que permiten garantizar la obtención de un logro, un proceso es un conjunto de tareas relacionadas llevadas a cabo para lograr un resultado. Es decir, tener paso a paso las labores que tenga que realizar el colaborador dentro de la empresa.

El proceso se describe en forma de actividades, cada actividad puede definirse como un conjunto de tareas. Una tarea es un paso más detallado que una actividad.

Documentar los procesos de tu empresa puede proveerte de información estratégica que te permita mejorarlos, así como incrementar la operatividad y productividad.

Separar, distinguir y clasificar procesos

El primer paso es distinguir y clasificar la variedad de procesos al interior de la empresa. A continuación te compartimos tres distintas maneras:

Por orden de importancia: En la mayoría de las empresas son los procesos productivos, los que involucran la creación de productos o servicios. Estos a su vez, pueden tener subprocesos diferenciados en cuanto a operación, suministro, logística y las distintas etapas de producción.

Por orden en que suceden:  En caso de servicios, se documenta la cadena de atención al cliente, desde su llegada a la empresa hasta la realización del servicio.

Por personal involucrado:  Distinguir los procesos por áreas y encargados permite identificar con claridad la línea de mando, responsables y funciones específicas. Delimitar el inicio y fin de un proceso también es importante, ya que si se cuenta con una delimitación adecuada se pueden evitar duplicar funciones, gastos y recursos. Saber con mayor precisión posible dónde comienza y termina un proceso ayudará también a tener indicadores claros de cada área involucrada.

Ventajas de documentar los procesos

La ventaja de documentar los procesos de una empresa o hacer un diagnóstico de los mismos permite a las empresas detectar errores o deficiencias para corregirlos. No sólo los procesos, también controles y prácticas que harán que funcione mejor la operación y administración de la empresa.

Una de las ventajas más notables de documentar es la posibilidad de mejorarlos, sobre todo los procesos clave de cualquier empresa es notar cambios y mejoras que se perciben en el corto plazo, conforme se lleven a cabo y son en beneficio de la mejora en la operatividad de la empresa y de los colaboradores.

Beneficios para la mejora de procesos

La mejora de procesos conlleva tiempo y esfuerzo, pero hay estrategias, técnicas y herramientas que ayudan a alcanzar los objetivos. En sí, la idea es modificar las formas en las que se desarrolla todo proceso a través de la estandarización y simplificación de cada uno, desde el cómo se hacen, hasta quiénes lo llevan a cabo.

Los beneficios que se deben considerar para la mejora de los procesos son los siguientes:

Ayuda a incrementar el rendimiento del equipo

La mejora de procesos ayuda a definir una visión de todas las actividades y operaciones que se realizan. Lo que irrumpe en los tiempos y en los resultados si no se realizan procesos en el orden correcto, perjudicando a los demás. Muchas veces sus esfuerzos se ven duplicados debido a los errores o porque tienen que enfocarse en tareas de otras áreas.

Incrementa la productividad

El orden de procesos y el trabajo en equipo alineados por un objetivo común es la clave para que una empresa aumente sus niveles de productividad. Además, la mejora de procesos aumenta la capacidad y la visión de la empresa para identificar más áreas de oportunidad.

Reduce los plazos de ejecución

Cuando el personal opera organizadamente y los recursos se utilizan en tiempo y forma, no habrá ninguna interferencia para que se cumplan los plazos establecidos para la ejecución de cada proceso. A través de una estrategia de mejora de procesos, se normalizarán los tiempos para realizar las actividades dentro de la empresa.

Hacer que una organización opere con base en procesos o mejora de procesos no es tarea fácil, e implica muchos factores que van desde reconocer si la organización tiene los conocimientos técnicos, las herramientas y los métodos adecuados para llevarlos acabo, hasta ver si cuenta con el apoyo y aprobación para incentivar la pronta implementación o simplemente la automatización de un proceso ya existente.

Para finalizar, podemos concluir que la gestión de procesos empresariales, garantiza el éxito y la eficiencia de la empresa, ayudando a que esta se mantenga en el camino correcto y crezca constantemente.

Una emoción dominante en la pandemia

Durante los últimos 18 meses gran parte de nuestra vida ha cambiado, tanto emocionalmente como socialmente, hemos tenido que reaprender a relacionarnos, ya que ahora pasamos más tiempo con las personas que vivimos y menos con quienes forman parte de nuestro entorno laboral y social, lo cual podría estar afectando de alguna manera nuestra salud mental.

Cuando hablamos de salud mental, por lo general pensamos en los dos extremos: Por un lado, la depresión y por el otro el bienestar total. Pero cuando nos sentimos en un punto medio, donde no estamos deprimidos ni tampoco funcionando a pleno, a esto le llamamos languidez.

A algunos nos cuesta trabajo tratar de explicar lo que hemos sentido en todos estos meses, hemos pasado por varias emociones: miedo, enojo, preocupación, incertidumbre, tristeza… y a veces sentimos más de una al mismo tiempo, sin poder explicarlas, mucho menos controlarlas.

Pero, ¿Qué es la languidez?

Es una sensación de vacío y estancamiento. Es cuando sentimos que el tiempo pasa muy lento y nosotros no hacemos nada, no tenemos la energía para hacerlo, nos falta alegría y rumbo.

Es un estado en el que entras sin apenas darte cuenta porque aparentemente es leve, pero que te mantiene desmotivado y puede derivar en bajo rendimiento laboral y en problemas psicológicos más complicados.

La importancia de reconocer la languidez

Entender que nos sentimos de esta manera es el primer paso para abordarlo y cuidar nuestra salud mental. El peligro radica en que, una vez que comencemos a presentar languidez es posible que no notemos la disminución de motivación o el impulso que nos daban las cosas, simplemente nos volvemos indiferentes, no buscamos ayuda ni queremos ayudarnos y no logramos ver incluso nuestro propio desinterés.

¿Cómo podemos lidiar con ella?

Lo importante es tratar de ponerle nombre a lo que sentimos, siempre es bueno identificar nuestras emociones y trabajarlas, más si son negativas. Si no logramos afrontarlas con nuestros propios recursos, tenemos que pedir ayuda de especialistas.

A continuación, compartimos algunas recomendaciones que podrán ayudarnos a afrontarla:

  1. El primer paso es identificarla y nombrarla, esto nos ayuda a no estar tratando de adivinar o entender qué es lo que nos está pasando.
  1. Establecer objetivos a corto plazo, sencillos; no se trata de poner una meta de vida, sino de pequeñas actividades que requieran nuestra atención absoluta: cocinar, leer un libro, ver una película, etc.  Así dejaremos de divagar.
  1. Respetar los horarios para cada actividad del día: trabajo, familia, entretenimiento. No se trata de limitarnos, sino de establecer rutinas que nos den pequeñas certezas.
  1. No esperemos controlar lo que pasa fuera de nosotros, lo que sí es que podemos empezar a decidir cómo vamos a reaccionar ante lo que pasa. Pueden quitarnos todo menos una cosa: la actitud que tomamos ante un conjunto de circunstancias. Por más frustrante que sea la situación, somos libres de decidir nuestra actitud ante ella y nuestra forma de reaccionar.
  2. Centrarnos en el presente. El centrarnos en el presente nos provoca un bienestar porque nos ofrece una sensación de control a nuestro alrededor, el truco está en identificar nuestras preocupaciones para luego dejarlas ir.

Hay que tratar de minimizar todo lo que sabemos que puede boicotearnos y dejar preparadas ciertas pequeñas cosas que harán la diferencia en nuestro día a día, por ejemplo:

Levantarnos constantemente de nuestro lugar de trabajo porque nuestro cerebro nos propone algo “supuestamente más importante que hacer” solo responde a un estado de ansiedad y hay que tratar de controlarlo, en este caso lo ideal sería tener a la mano esas ciertas cosas que nos hacen movernos constantemente de nuestro lugar (ya sea una taza de café sobre la mesa, agua, fruta, etc.) para así poder continuar con nuestra concentración. 

También el pensar en el aquí y en al ahora nos puede ayudar a combatir este estado anímico.

Recuerda que el primer paso es aceptar nuestras emociones, esto nos dará la oportunidad de darle voz a la desesperación interna y comenzar a iluminar el camino para salir del vacío. En Henco nos preocupamos por ti y reconocemos la importancia de cuidar todos los aspectos de nuestra salud, así que, si te encuentras en esta situación, ponle atención, pon en práctica las recomendaciones de este artículo y pide ayuda en caso necesario, ¡tu bienestar es lo más importante!

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La clave de una comunicación efectiva

¿Qué es una comunicación efectiva?  

La comunicación efectiva busca que la persona que emite el mensaje lo realice de forma clara, directa y que no dé lugar a confusiones o malos entendidos, busca que la persona que recibe el mensaje procese la información en términos que pueda entender y dar retroalimentación sobre el mensaje que ha comprendido. 

¿En que contribuye una comunicación efectiva? 

La comunicación es una herramienta indispensable para fomentar la productividad y mantener relaciones laborales sólidas entre todos los niveles de una empresa. Los empleados que invierten tiempo y energía en una comunicación efectiva aumentarán rápidamente la confianza entre los demás, esto se traducirá en una mayor productividad y dará mejores resultados en el estado de ánimo.  

Un entorno de trabajo con estas características ayudará a crear un equipo fuerte, ya que la comunicación efectiva contribuye al sentido de pertenencia de los colaboradores que buscan alcanzar los objetivos comunes en la organización.  

Ventajas de una comunicación efectiva 

  • Construye y fomenta relaciones productivas a largo plazo 

Se crean relaciones interpersonales e interdepartamentales positivas, ya que se remueve la tensión innecesaria y la frustración dentro de los equipos de trabajo, generada por malos entendidos y errores al momento de comunicarse clara y directamente. 

  • Liderazgo efectivo  

Se pueden abrir canales de comunicación directos entre los líderes y colaboradores al establecer metas y objetivos claros, lo que genera un aumento en el rendimiento de la organización al alinearse a la visión de la empresa; los gerentes entenderán las actitudes y problemáticas de su equipo, mientras que estos también pueden conocer las de su líder y las políticas de la empresa.  

  • Innovación y crecimiento general de la organización  

Cuando a los colaboradores se les permite poder dialogar y comunicar sus ideas, generamos un ambiente de innovación y mejora continua, lo que ayuda al desarrollo general de la organización. 

¿Cómo mejorar la comunicación? 

Define metas y expectativas clarasLos líderes deben definir metas claras y viables tanto a nivel grupal como individual, describir exactamente lo que se espera del proyecto y del colaborador. Para que el mensaje sea claro es fundamental hablar sin ser repetitivo y explicarlo de manera cortés para evitar confusiones u ofensas.  

Presta atención al elegir el medio de comunicación: Una vez que has creado tu mensaje, debes garantizar que se divulgue a través del mejor canal posible. Aunque la comunicación cara a cara es, sin duda, la mejor forma de crear confianza con los colaboradores no siempre es la mejor opción. Tómate tu tiempo para decidir si la información cara a cara funcionará mejor que un correo electrónico o si basta con una llamada.  

Mantén a todos involucrados: Fomenta la retroalimentación continua de avances en los proyectos que se realizan en conjunto. Informa a todo el equipo sobre actualizaciones, esto es especialmente importante al tratar con personal a distancia. 

Escucha y demuestra empatía: La comunicación es un proceso bilateral, los líderes y colaboradores deben escuchar y fomentar el diálogo en toda la organización, si escuchas y observas atentamente puedes detectar a tiempo las inquietudes y adelantarte a las necesidades de los demás.  

Para Henco es importante fomentar la buena comunicación con nuestra gente, así mantenemos una visión y objetivos claros hacia las mismas metas, somos una empresa feliz y apasionada por lo que hacemos. Nuestra cultura organizacional está distinguida por Great Place To Work 😊 ¡Porque juntos no tenemos límites!