Uno de los factores más importantes para una empresa es lograr la productividad de sus colaboradores, la cual para lograrla no solamente depende de las personas implicadas, sino que también involucra los procesos que se realizan para cada actividad.

Las empresas exitosas se rigen por procesos que permiten garantizar la obtención de un logro, un proceso es un conjunto de tareas relacionadas llevadas a cabo para lograr un resultado. Es decir, tener paso a paso las labores que tenga que realizar el colaborador dentro de la empresa.

El proceso se describe en forma de actividades, cada actividad puede definirse como un conjunto de tareas. Una tarea es un paso más detallado que una actividad.

Documentar los procesos de tu empresa puede proveerte de información estratégica que te permita mejorarlos, así como incrementar la operatividad y productividad.

Separar, distinguir y clasificar procesos

El primer paso es distinguir y clasificar la variedad de procesos al interior de la empresa. A continuación te compartimos tres distintas maneras:

Por orden de importancia: En la mayoría de las empresas son los procesos productivos, los que involucran la creación de productos o servicios. Estos a su vez, pueden tener subprocesos diferenciados en cuanto a operación, suministro, logística y las distintas etapas de producción.

Por orden en que suceden:  En caso de servicios, se documenta la cadena de atención al cliente, desde su llegada a la empresa hasta la realización del servicio.

Por personal involucrado:  Distinguir los procesos por áreas y encargados permite identificar con claridad la línea de mando, responsables y funciones específicas. Delimitar el inicio y fin de un proceso también es importante, ya que si se cuenta con una delimitación adecuada se pueden evitar duplicar funciones, gastos y recursos. Saber con mayor precisión posible dónde comienza y termina un proceso ayudará también a tener indicadores claros de cada área involucrada.

Ventajas de documentar los procesos

La ventaja de documentar los procesos de una empresa o hacer un diagnóstico de los mismos permite a las empresas detectar errores o deficiencias para corregirlos. No sólo los procesos, también controles y prácticas que harán que funcione mejor la operación y administración de la empresa.

Una de las ventajas más notables de documentar es la posibilidad de mejorarlos, sobre todo los procesos clave de cualquier empresa es notar cambios y mejoras que se perciben en el corto plazo, conforme se lleven a cabo y son en beneficio de la mejora en la operatividad de la empresa y de los colaboradores.

Beneficios para la mejora de procesos

La mejora de procesos conlleva tiempo y esfuerzo, pero hay estrategias, técnicas y herramientas que ayudan a alcanzar los objetivos. En sí, la idea es modificar las formas en las que se desarrolla todo proceso a través de la estandarización y simplificación de cada uno, desde el cómo se hacen, hasta quiénes lo llevan a cabo.

Los beneficios que se deben considerar para la mejora de los procesos son los siguientes:

Ayuda a incrementar el rendimiento del equipo

La mejora de procesos ayuda a definir una visión de todas las actividades y operaciones que se realizan. Lo que irrumpe en los tiempos y en los resultados si no se realizan procesos en el orden correcto, perjudicando a los demás. Muchas veces sus esfuerzos se ven duplicados debido a los errores o porque tienen que enfocarse en tareas de otras áreas.

Incrementa la productividad

El orden de procesos y el trabajo en equipo alineados por un objetivo común es la clave para que una empresa aumente sus niveles de productividad. Además, la mejora de procesos aumenta la capacidad y la visión de la empresa para identificar más áreas de oportunidad.

Reduce los plazos de ejecución

Cuando el personal opera organizadamente y los recursos se utilizan en tiempo y forma, no habrá ninguna interferencia para que se cumplan los plazos establecidos para la ejecución de cada proceso. A través de una estrategia de mejora de procesos, se normalizarán los tiempos para realizar las actividades dentro de la empresa.

Hacer que una organización opere con base en procesos o mejora de procesos no es tarea fácil, e implica muchos factores que van desde reconocer si la organización tiene los conocimientos técnicos, las herramientas y los métodos adecuados para llevarlos acabo, hasta ver si cuenta con el apoyo y aprobación para incentivar la pronta implementación o simplemente la automatización de un proceso ya existente.

Para finalizar, podemos concluir que la gestión de procesos empresariales, garantiza el éxito y la eficiencia de la empresa, ayudando a que esta se mantenga en el camino correcto y crezca constantemente.